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Amansando esse monstrinho chamado e-mail

Métodos para deixar de consultar (tanto) a caixa de entrada

Roberto Cohen

11/08/2019 às 10h51

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Há uma regra disciplinar aqui em casa que exige obediência de todos:‌ seja na hora do almoço, seja na noite de churrasco familiar, smartphones fora da mesa!

É preciso ser mais obediente que sacristão novo (ele quer se manter no emprego e precisa conquistar a confiança do patrão, no caso, o padre).

Significa deixá-los no balcão, onde cada um tem uma cumbuca, inclusive visitantes. Eles podem vibrar, chacoalhar, zunir, gritar, fazer fiasco, o que for. Mas na mesa não.

Ali trocamos ideias, fofocamos, confraternizamos etc. E damos atenção exclusiva uns aos outros.

Tanto que percebemos muita gente buscando nos iludir, feito cobra tentando engambelar sapo (a cobra faz aquele ar de quem não está nem aí e, quando menos o infeliz espera, ela lhe dá o bote). Vão seguido “ao banheiro”, mas antes passam no balcão e recolhem seu celular pra ver as notificações.

OK, not problem. Não podemos radicalizar, hehe.

Aqui temos uma “Noite da Tradição” quando reunimos a família e amigos.

Claro, não é o caso do Célio de Souza, da DeskManager, que veio escondido ao Rio Grande do Sul, subiu até Gramado e não passou aqui por casa… Sem palavras que eu possa registrar aqui.

Muitos amigos do ramo profissional conseguiram dedicar algumas horas pra nós, como Maurício Machado, Nino Albano, Thiago de Marco, Felipe Coelho, Fernando Baldin e outros.

Mas o Célio não, está na fase de “estimular o empreendedorismo”. Xarope, não compreende que isso envolve “conversas de bastidor”. Ou tem extrema dependência da p* do celular, por isso nem vem.

“Voltemos à vaca fria”, cuja expressão original era “voltemos aos nossos carneiros”, expressa pelo juiz em um julgamento sobre roubos de carneiros e usada para interromper o advogado que falava demais.

How to manage email so that it doesn’t control you é um artigo escrito por Roi Ben-Yehyda na revista Fast Company. Aliás, leia o original.

Por que você verifica tanto seus e-mails

Duvido existir um gestor de suporte técnico que não se martirize com e-mails. Os que conheço estão sempre inquietos como minhoca fora da terra, se retorcendo durante reuniões para espiar a caixa de entrada.

Se na minha mesa de churrasco já passo trabalho com isso, na mesa de trabalho (ai, que trocadilho ordinário) o gerente de Help Desk e Service Desk sofre ainda mais incômodos com esse bichinho quase obsoleto.

Jocelyn K. Glei no livro Unsubscribe: How to kill email anxiety, avoid distractions, and get real work done apresenta 3 motivos pelos quais somos tão fominhas por ler e-mails:

  • É uma programação de recompensa variável: o e-mail é como uma máquina caça-níquel. Nunca sabemos quando uma mensagem importante chegará. Então continuamos checando, checando e checando até que a dopamina inunde nosso cérebro.
  • Dívida social: um segundo motivo por que não ignoramos o e-mail é que, quando alguém nos envia uma mensagem, algumas vezes meio que ficamos obrigados a responder. Se não fizermos isso, nos sentimos culpados.
  • Viés de conclusão: seja enviando um e-mail ou esvaziando a caixa de entrada, o cumprimento de tarefas nos dá uma sensação de conclusão. Isso é bom e nos fornece mais doses de dopamina. Isso transmite uma impressão de progresso quando, na verdade, estamos apenas correndo atrás de uma premiação fácil.

Domando o e-mail

OK, dadas tais considerações, vamos às dicas para domesticar o bichano‌‌.

Claro, exige muita prática. Escrevê-las aqui é fácil, lidar com elas no cotidiano são “outros quinhentos” (em Portugal, se a chinelagem ofendesse algum fidalgo, pagava indenização de 500 soldos; Se repetisse o feito, “outros quinhentos”).

1. Fazer auditoria nos e-mails

Toda mudança pessoal começa com o autoconhecimento. Dizem que quando o sujeito começa a acompanhar seus hábitos alimentares (aquele p* de chocolate noturno que engoli quando bateu fome), começa a comer menos.

A recomendação do Roi é anotar diariamente quantas vezes você verifica seu e-mail. Esse método controlará sua ansiedade de verificar e-mails a toda hora e é menos provável que você faça isso sem pensar.

2. Criar um quem-é-quem nos seus e-mails

Os e-mails não são criados iguais, então você não deve tratá-los dessa maneira.

Um e-mail do Cohen, enviado uma vez por mês, é muito mais valioso do que aquela chuva de anúncios da loja onde você comprou sua geladeira, por exemplo. Afinal, são dicas para sua carreira. Claro, se a mensagem for do seu chefe, vai pro topo da fila.

Se examinar com calma tudo que entra na sua caixa de entrada por dia, verá que talvez uns 10%‌ exigem atenção naquele exato momento. É‌ pouco, não?

Fazer isso ajudará a reduzir a quantidade de alarmes e zumbidos que roubam sua atenção ao longo do dia.

Dica:‌ se mantém seus e-mails no Gmail, crie filtros para definir quais mensagens como importantes.

3. Resposta com mais do que 5 frases?

Tente escrever e-mails com até 5 frases. Qualquer coisa além, vale um telefonema ou reunião pessoal (acho que o Roi não é Millenium ou geração parecida).

A ideia não é má, pois ficar explicando algo por texto, compensa mais realizar uma ligação de 5 minutos.

Diz ele que um estudo realizado pela Boomerang mostrou que e-mails entre 50 e 125 palavras tiveram maior taxa de retorno.

4. Trate seus e-mails em lotes

Processamento em lote (batch, batch!)‌ significa verificar e gerenciar seu e-mail em horários definidos durante o dia. Dessa forma, você pode ser estratégico em vez de reativo com as mensagens recebidas.

A chave para trabalhar com slots de tempo é desativar tudo quanto é notificações, pop-ups e sons que chamam sua atenção. Bloqueie períodos na sua agenda.

Eu uso um timer de cozinha quando estou escrevendo. Estabeleço 45 min de trabalho e, ao final, ouço o triiiiiimmmm do timer, paro tudo e investigo e-mails. Depois retorno para mais uma rodada.

Se ligue!

No final deste mês de agosto, 28-29-30, tem curso de Gestão de Serviços de Help Desk e Service Desk.

Chega de ser mandado pelos usuários, realizar microgerenciamento que engole todo seu tempo (ensino técnicas para que seus analistas aprendam a pensar), como organizar uma base de conhecimento e muito mais.

Claro, você decide se deseja manter seu centro de suporte nesse nheco-nheco ou fazer acontecer.

Inscreva-se em www.4hd.com.br/calendario e se as coisas estiverem difíceis, chore um parcelamento com o Cohen.

Abrazon

EL CO

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