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Empresária apresenta 5 dicas para tornar reuniões mais produtivas

Patricia Meirelles mostra como é possível otimizar esses encontros, que costumam se estender e bagunçar a agenda

Redação

16/05/2018 às 9h25

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Quem nunca participou de uma reunião de horas que poderia ter sido concluída em 15 ou 20 minutos? Muita gente, né? Para ajudar a otimizar o seu tempo, a empresária Patricia Meirelles separou cinco dicas para ter reuniões melhores e mais produtivas. Veja a seguir:

1 - Comece uma reunião compartilhando uma vitória ou um resultado positivo

Parece simples, mas começar uma reunião com algo positivo ou algo que está dando certo na empresa é extremamente bom para todos que estão participando. As pessoas vão começar a reunião com o clima lá em cima. Quando você compartilha algo bom, um resultado bacana, você transmite confiança e se mostra grato àquilo. E ser grato faz toda diferença, principalmente no mundo dos negócios.

2 - Defina uma pauta

Por que fazer essa reunião? Qual é o assunto? Qual é o objetivo? Meta? Uma pauta vai te direcionar durante toda a reunião. Desta forma, você saberá quais são os pontos importantes, o que precisa ser falado e o que precisa ser decidido. Sem ela, os assuntos podem se perder ou vagar, trazendo 0 resultado ao fim das contas. Nunca vá para uma reunião sem uma pauta definida!

3 - Faça uma ata

Tão importante quanto a pauta, é imprescindível ter uma ata da reunião, que é o resumo dos pontos mais importantes que foram discutidos. Por que é importante? Às vezes você vai para uma outra reunião sem saber o que foi definido na reunião anterior, aí os assuntos acabam se repetindo e você volta para pontos completamente desnecessários. Isso tende a prolongar os próximos encontros da equipe.

4 - Mantenha o número mínimo de pessoas possível

Erro comum em muitos lugares. Não adianta colocar todos os funcionários da empresa para discutir situações que não competem a todos. Além disso, quanto mais pessoas, mais tempo será despendido para que todos falem. Reunião produtiva é aquela que você sai com o planejamento e com tempo para executar o que foi planejado. Então, enxugar a reunião é fundamental.

5 - Corte e diminua o tempo da reunião

Para fechar com chave de ouro uma reunião, corte e diminua o tempo dela. Não precisa fazer uma reunião de uma hora se você pode discutir o assunto em 15 minutos. Com uma pauta estabelecida, você já sabe o que vai discutir e a condução tende a ser mais eficiente, liberando as pessoas mais rapidamente para voltar ao trabalho. Se você fizer disso um hábito, as próximas reuniões serão muito melhores e mais produtivas.

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