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7 benefícios que a automatização do BackOffice traz para organizações

Empresas são como a metáfora do iceberg que mostra um topo fora da água, visível a todos, mas abaixo do nível do mar existe algo muito maior.

*Priscila Toledo

13/09/2019 às 16h41

Foto: Shutterstock

Manter todas as áreas em pleno funcionamento garantindo o bom fluxo de negócios dentro de uma companhia é sempre um desafio para os gestores, independente do segmento de atuação. Empresas são como a metáfora do iceberg que mostra um topo fora da água, visível a todos, mas abaixo do nível do mar existe algo muito maior. Há uma série de atividades e serviços que ficam no chamado ‘background’ das corporações, mas nem por isso podemos considera-las menos importantes. Muito pelo contrário, aliás. Há iniciativas ali que são fundamentais para o dia a dia corporativo.

O BackOffice é parte primordial e, aliado a ferramentas de automação, permite maior produtividade, agilidade e flexibilidade na administração do negócio.

Muitas das tarefas do BackOffice estão relacionadas ao gerenciamento, logística, relacionamento com o consumidor, finanças, RH, vendas... Você consegue imaginar o tanto de benefícios que um sistema integrado e automatizado pode trazer para uma empresa? O investimento em tecnologia para automação desses processos, integrando sistemas de dados e fluxo de trabalho traz muitos ganhos, principalmente para apoio com as frentes da transformação digital. Com as informações estruturadas, o acesso e trabalho com os dados possibilita uma visão estratégica de forma rápida, além de promover integração entre as equipes. Em linhas gerais, trata-se da substituição de tarefas manuais por tarefas automatizadas por meio de software. É o ponto de partida para a modernização e ganho na produtividade.

Um grande varejista que atue no E-commerce, por exemplo, precisa ter todos os setores (estoque, logística e financeiro, principalmente) em perfeita sintonia, caso contrário, terá problemas com o processo de compra de seus clientes. Cadastramento de produtos, itens reservados em sistema, análise e aprovações de pagamento, contatos com o setor de logística, rastreamento da entrega, análise do fluxo de caixa, dar entrada das notas de fornecedores, enfim, uma empresa que mantenha tudo isso manualmente, está, com certeza, um passo atrás da concorrência. Além disso, a automatização desses processos garante que tudo seja monitorado 24 horas por dia, 7 dias por semana, apoiando nas tomadas de decisão.

Isso posto, elenco abaixo seis benefícios que a automação do BackOffice traz para uma empresa:

1. Promover redução e maior controle dos custos
Redução e controle de custos é o caminho que toda organização deseja percorrer. É inegável que, direta ou indiretamente, todas as tarefas do BackOffice geram despesas, seja pelo uso de mão de obra qualificada ou de recursos da empresa. Porém, em um sistema automatizado, tais ações podem ser realizadas automaticamente, impactando diretamente (e positivamente) a produtividade da companhia. Reduzem-se também custos de treinamento das equipes, uma vez que tarefas manuais são diminuídas drasticamente, promove-se um processo mais seguro, onde as regras estão mapeadas, evitando erros operacionais e, consequentemente, prejuízos financeiros. Outra vantagem está relacionada ao controle de custos, uma vez que tudo pode ser monitorado pelo gestor por meio de dashboards configurados conforme as visões necessárias de cada negócio.

2. Diminuição de tarefas repetitivas
A rotina operacional de 99,9% das empresas envolve pelo menos uma atividade repetitiva. Colocar a tecnologia para desenvolvê-las traz ganhos de eficiência e produtividade. Além disso, é possível realocar os funcionários para as tarefas mais estratégicas para a companhia, como planejamento e inovação.

3. Otimização dos processos, possibilitando um fluxo limpo e seguro
Outra característica inerente às atividades do BackOffice está relacionada ao processamento de diversos documentos, notas fiscais, formulários e protocolos. Muitos deles, inclusive, possuem valor jurídico e exigem controle profissional. Toda a burocracia documental pode ser diminuída (e simplificada) com a automação e controle de processos, uma vez que o envio pode ocorrer automaticamente e nos moldes que a empresa quiser. Sem contar no compartilhamento das informações que beneficia o fluxo de comunicação evitando ações duplicadas de equipes distintas. Outro ganho é na sustentabilidade, uma vez que há diminuição de papéis impressos.

4. Acompanhamento e integração de equipes
As tarefas do BackOffice nunca são desempenhadas por apenas uma área ou um funcionário na empresa. Há demandas dos departamentos financeiro, jurídico, estoque, relacionamento com o cliente, entre outros, criando uma base de dados enorme que, se não estiverem integrados, a chance de dar algum problema é grande. A automatização desses processos impacta positivamente na efetividade dos atendimentos, entrega de serviços e produtos melhores para o público-alvo. Permite também o compartilhamento de tarefas de maneira dinâmica.

5. Métricas eficazes de análise sempre à disposição
Conforme já mencionado nesse artigo, uma empresa produz uma gama enorme de dados diariamente. É importante usar todo esse material para gerar indicadores, metas e monitorar o andamento dos negócios, como controle de vendas por região, produtividade das equipes comerciais e internas, controles de tempo das análises etc. Isso possibilita compreender quais os processos que necessitam de melhorias. Automatizar esses métodos também garante que os dados estejam sempre disponíveis em graus de acesso estabelecidos pela organização, além de tornar o rastreamento de informações sobre vendas, performance e estoque, por exemplo, muito mais simples e acessível.

6. Aumento da produtividade
A definição de produtividade no dicionário diz respeito à relação que se consegue obter entre o valor, a quantidade produzida e àqueles que foram colocados à produção. No linguajar formal, o famoso "fazer mais com menos", ou seja, realizar tarefas em menos tempo, com menos custos, equipe enxuta e processo ágil. Ter à sua disposição todos os dados necessários para se tomar uma decisão (inclusive os de produtividade de cada equipe), ter todos os sistemas da empresa automatizados e integrados, não faltará mais nada para o seu negócio decolar.

*Por Priscila Toledo, head de negócios e produtos do Grupo New Space

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